REGULAMIN ZGŁASZANIA NARUSZEŃ PRAWA, PROCEDUR I STANDARDÓW ETYCZNYCH W VORTEX ENERGY POLSKA SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ Z SIEDZIBĄ W SZCZECINIE

§ 1

Niniejszy regulamin zgłaszania naruszeń prawa, procedur i standardów etycznych, służy zapewnieniu przestrzegania najwyższych standardów moralnych i zasad uczciwości [dalej: Regulamin] w Vortex Energy Polska Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Szczecinie, wpisanej do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Szczecin Centrum w Szczecinie, XIII Wydział Gospodarczy KRS pod numerem KRS 0000456208, NIP: 3020001493, REGON: 321357713, o kapitale zakładowym 1.000.000,00 PLN [dalej: Spółka] przez osoby fizyczne pozostające obecnie lub w przeszłości ze Spółką w stosunku pracy lub w jakimkolwiek innym stosunku prawnym, którego przedmiotem jest świadczenie pracy, usług, dzieła, pełnienie funkcji [dalej: Pracownik lub łącznie: Pracownicy], w tym służy zapewnieniu wewnętrznej kontroli w przypadku zidentyfikowania w Spółce naruszenia lub podejrzenia naruszenia [dalej: Incydent] przepisów prawa, standardów etycznych oraz procedur, polityk, regulaminów i innych regulacji wewnętrznych obowiązujących w Spółce [dalej: Regulacje Wewnętrzne].

§ 2

1. Spółka zapewnia Pracownikowi zgłaszającemu Incydent [dalej: Sygnalista]:
a) prawo do zachowania anonimowości swojej tożsamości,
b) ochronę przed działaniami o charakterze odwetowym, represyjnym, dyskryminującym lub innym niesprawiedliwym traktowaniem z powodu zgłoszenia Incydentu lub uczestnictwa
w postępowaniu wyjaśniającym, lub postępowaniu właściwym prowadzonymi na podstawie Regulaminu [dalej: Odwet ],
c) możliwość kontaktowania się, w przypadkach o których mowa w § 3 ust. 1 lit. b) Regulaminu, bezpośrednio z Radą Nadzorczą Spółki.
2. Spółka może odstąpić od zasady wskazanej w ust. 1 lit. a) powyżej, wyłącznie jeżeli zgłoszenie Incydentu zostało dokonane w złej wierze, tj. świadomie zgłoszono nieprawdziwe informacje oraz jedynie w celu pociągnięcia takiego zgłaszającego do odpowiedzialności z tego tytułu. Odstąpienie od zasady wskazanej w ust. 1 lit a) następuje w drodze uchwały Zarządu podjętej po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego okoliczności wskazane w zdaniu poprzedzającym.

§ 3

1. Sygnalista dokonuje zgłoszenia Incydentu do:
a) Marty Oryl lub Marty Baligi lub Joanny Sobczyk [dalej każda: Wyznaczona Osoba];
b) Rady Nadzorczej Spółki – w przypadku, gdy osobą, w stosunku do której zarzut dokonania Incydentu został sformułowany w zgłoszeniu [dalej: Osoba, której dotyczy zgłoszenie] jest Członek Zarządu Spółki.
2. W przypadku, gdy po odebraniu zgłoszenia Wyznaczona Osoba stwierdzi, iż nie jest właściwa do jego odbioru, przekazuje ona niezwłocznie zgłoszenie Radzie Nadzorczej Spółki oraz powstrzymuje się od podejmowania jakichkolwiek czynności związanych z weryfikacją zgłoszenia, zachowując w poufności informacje o tym zgłoszeniu. W przypadku, gdy po odebraniu zgłoszenia Wyznaczona Osoba stwierdzi, iż jest Osobą, której dotyczy zgłoszenie, Wyznaczona Osoba zobowiązana jest natychmiast wyłączyć się z czynności, o których mowa w niniejszym Regulaminie oraz poinformować pozostałe Wyznaczone Osoby o konflikcie interesów.
3. Zgłoszenia Incydentu można dokonywać za pośrednictwem:
a) poczty elektronicznej, na adres e-mail:
i. sygnalisci@vortex-energy.pl – w przypadku, o którym mowa w ust. 1 lit. a powyżej
ii. whistleblowing@vortex-energy.pl – w przypadku, o którym mowa w ust. 1 lit. b powyżej,
b) przesyłek listowych, wysyłanych na adres siedziby Spółki z adnotacją:
i. „Zgłoszenie Incydentu – Wyznaczona Osoba” – w przypadku, o którym mowa w ust. 1 lit. a powyżej,
ii. „Zgłoszenie Incydentu – Rada Nadzorcza” – w przypadku, o którym mowa w ust. 1 lit. b powyżej,
c) wiadomości pisemnej wrzuconej do urny na korespondencję w sprawie anonimowego zgłaszania naruszeń prawa, procedur i standardów etycznych, wystawionej w zakładzie pracy [dalej: Urna], na której to wiadomości zawarta zostanie adnotacja:
i. „Zgłoszenie Incydentu – Wyznaczona Osoba” – w przypadku, o którym mowa w ust. 1 lit. a powyżej,
ii. „Zgłoszenie Incydentu – Rada Nadzorcza” – w przypadku, o którym mowa w ust. 1 lit. b powyżej,
d) anonimowy formularz Google Docs,
e) na wniosek Sygnalisty – ustnie − Wyznaczonej Osobie w przypadku, o którym mowa w ust. 1 lit. a powyżej, albo do przedstawiciela wyznaczonego przez Radę Nadzorczą w przypadku, o którym mowa w ust. 1 lit. b powyżej.
4. Zgłoszenie Incydentu dokonane ustnie, jest dokumentowane w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego dokładny jej przebieg, sporządzonego przez Wyznaczoną Osobę albo przedstawiciela wyznaczonego przez Radę Nadzorczą
5. W przypadku, o którym mowa w ust. 4 powyżej, Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu rozmowy przez jego podpisanie.
6. Na wniosek Sygnalisty, zgłoszenie Incydentu może być dokonane ustnie podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. Zgłoszenie jest dokumentowane za zgodą Sygnalisty, w formie nagrania rozmowy, umożliwiającej jej wyszukanie lub protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg, przygotowanego przez Wyznaczoną Osobę. W takim przypadku Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania przez jego podpisanie.
7. Spółka zapewnia, aby dostęp do skrzynek pocztowych oraz możliwość otwarcia przesyłek listowych oraz zapoznania się z wiadomościami wrzuconymi do Urn, o których mowa w ust. 3 powyżej, przysługiwał wyłącznie odpowiednio Wyznaczonej Osobie lub Radzie Nadzorczej lub Przedstawicielowi Rady Nadzorczej, o którym mowa w § 4 ust. 8 poniżej lub § 5 ust. 10 poniżej.
8. Wyznaczona Osoba lub Rada Nadzorcza, o ile to możliwe, są zobowiązane potwierdzić Sygnaliście otrzymanie zgłoszenia Incydentu oraz powiadomić go o zakresie praw i obowiązków wynikających z niniejszego Regulaminu oraz przepisów prawa, w tym o dalszych możliwych etapach postępowania ze zgłoszeniem, chyba że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu. Informacja ta zawiera w szczególności postanowienia w zakresie zapewnienia anonimowości Sygnalisty oraz ochrony przed Odwetem.
9. Zgłoszenie Incydentu powinno, o ile to możliwe, zawierać:
a) datę wystąpienia lub przewidywany okres trwania Incydentu;
b) wskazanie Osoby, której dotyczy zgłoszenie (lub Osób, których dotyczy zgłoszenie);
c) szczegółowy opis Incydentu;
d) wskazanie wszystkich osób mogących posiadać informacje dotyczące opisanego Incydentu;
e) wszystkie dowody uzasadniające podejrzenie wystąpienia Incydentu.
10. Istnieje możliwość uzupełnienia informacji zawartych w zgłoszeniu Incydentu w szczególności na wniosek Wyznaczonej Osoby lub Rady Nadzorczej Spółki.
11. Wyznaczona Osoba może wykonywać swoje zadania za pośrednictwem zastępców przybranych do pomocy przez Wyznaczoną Osobę spośród Członków Zarządu lub spoza ich grona.
12. Sygnalista może dokonać zgłoszenia anonimowego, z wykorzystaniem formularza, stanowiącego załącznik numer 3 do Regulaminu, wrzuconego do Urny.
13. Sygnalista może również dokonać zgłoszenia bezpośrednio do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego lub, w stosownych przypadkach, do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych UE (zgłoszenie zewnętrzne), z pominięciem procedury zgłoszenia wewnętrznego przewidzianej w Regulaminie.
14. Wyznaczona Osoba lub Rada Nadzorcza Spółki są odpowiedzialni za udostępnienie i aktualizację informacji dotyczących właściwych organów wyznaczonych do przyjmowania zgłoszeń Incydentów kanałem zewnętrznym, procedur dokonywania zgłoszeń Incydentów, trybu rozpatrywania zgłoszeń Incydentów oraz związanych z nimi działań następczych oraz środków pomocy prawnej oferowanej przez właściwe organy. Udostępnienia informacji, o których mowa powyżej, dokonuje się w sposób przyjęty w Spółce.

§ 4

1. Po otrzymaniu zgłoszenia o zidentyfikowanym Incydencie, Wyznaczona Osoba wszczyna w terminie nie dłuższym niż 7 dni postępowanie wyjaśniające.
2. Wyznaczona Osoba zleca jednej z pozostałych Wyznaczonych Osób lub pozostałym Wyznaczonym Osobom [dalej łącznie: Wyznaczony Zespół] prowadzenie Postępowania wyjaśniającego pod nadzorem i zgodnie z instrukcjami Wyznaczonej Osoby celem wstępnej weryfikacji potencjalnej zasadności otrzymanego zgłoszenia Incydentu [dalej: Postępowanie wyjaśniające], w tym ewentualnych przesłanek do podjęcia dalszych działań w ramach właściwego postępowania [dalej: Postępowanie właściwe].
3. Postępowanie wyjaśniające nie powinno trwać dłużej niż 14 dni. Postępowanie wyjaśniające może zostać przedłużone przez Wyznaczoną Osobę o okres nie dłuższy niż 30 dni.
4. Wyznaczona Osoba może, o ile wymaga tego Postępowanie wyjaśniające oraz nie pozostaje to w konflikcie z przedmiotem zgłoszonego Incydentu, konsultować się w ramach prowadzonego postępowania z Zarządem Spółki lub Radą Nadzorczą.
5. Po przeprowadzeniu Postępowania wyjaśniającego Wyznaczony Zespół przygotowuje podsumowanie zgłoszenia Incydentu zawierającego opis Incydentu oraz wyniki czynności przeprowadzonych w ramach Postępowania wyjaśniającego, a także :
a) wniosek o umorzenie – w przypadku, gdy Postępowanie wyjaśniające nie wykazało zasadności podjęcia dalszych działań;
b) wniosek o wszczęcie Postępowania właściwego – w przypadku, gdy postępowanie wyjaśniające wykazało zasadność podjęcia dalszych działań.
6. Wyznaczona Osoba zobowiązana jest zawnioskować o wprowadzenie do porządku obrad najbliższego posiedzenia Zarządu sprawy dotyczącej wyników Postępowania wyjaśniającego oraz podjęcia odpowiedniej uchwały w tym zakresie (o umorzeniu albo o wszczęciu Postępowania właściwego), przekazując jednocześnie wszystkim Członkom Zarządu podsumowanie zgłoszenia Incydentu.
7. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, w tym zwłaszcza, ze względu na wysoce szkodliwy charakter Incydentu, lub gdy przekazane zgłoszenie Incydentu wskazuje na wysokie prawdopodobieństwo popełnienia Incydentu, Wyznaczona Osoba może odstąpić od wszczęcia Postępowania wyjaśniającego wnioskując do wszystkich Członków Zarządu o podjęcie uchwały w sprawie wszczęcia Postępowania właściwego.
8. W przypadku, gdy zgłoszenie Incydentu zostało przekazane Radzie Nadzorczej, prowadzi ona Postępowanie wyjaśniające. Przepisy niniejszego paragrafu stosuje się wówczas odpowiednio, przy czym wszczęcie Postępowania wyjaśniającego następuje najpóźniej na najbliższym posiedzeniu Rady Nadzorczej. Rada Nadzorcza, w celu wykonania obowiązków wynikających z otrzymanego zgłoszenia Incydentu, może wyznaczyć przedstawiciela Rady Nadzorczej (osobę fizyczną powołaną uchwałą Rady Nadzorczej), do realizacji uprawnień przyznanych Wyznaczonej Osobie.

§ 5

1. W przypadku wszczęcia Postępowania właściwego, Wyznaczony Zespół, działający pod nadzorem i zgodnie z instrukcjami Wyznaczonej Osoby, prowadzi Postępowanie właściwe polegające na pełnej i szczegółowej weryfikacji naruszenia przepisów prawa, standardów etycznych lub Regulacji Wewnętrznych przez Osobę, której dotyczy zgłoszenie.
2. W ramach Postępowania właściwego Wyznaczony Zespół podejmuje wszelkie czynności konieczne do pełnego wyjaśnienia stanu faktycznego sprawy oraz weryfikacji zasadności przypisania Incydentu Osobie, której dotyczy zgłoszenie.
3. Postępowanie właściwe nie może trwać dłużej niż 30 dni od dnia podjęcia uchwały o jego wszczęciu. Postępowanie właściwe może zostać przedłużone przez Wyznaczoną Osobę, jednak na okres nie dłuższy niż o 30 dni.
4. Po przeprowadzeniu postępowania właściwego Wyznaczony Zespół przygotowuje pod nadzorem Wyznaczonej Osoby szczegółowy raport z przeprowadzonych czynności. Raport ten zawiera informacje na temat przebiegu czynności, o których mowa w ust. 2 powyżej, i wynikających z nich ustaleń.
5. Wyznaczona Osoba zobowiązana jest zawnioskować o wprowadzenie do porządku obrad najbliższego posiedzenia Zarządu sprawy dotyczącej rozpatrzenia raportu z przeprowadzonego Postępowania właściwego przekazując jednocześnie Zarządowi przedmiotowy raport.
6. Zarząd, na podstawie analizy otrzymanego raportu z przeprowadzonego Postępowania właściwego, postanawia o umorzeniu sprawy lub podjęciu czynności polegających na pociągnięciu Osoby, której dotyczy zgłoszenie lub Osób, których dotyczy zgłoszenie do odpowiedzialności dyscyplinarnej, karnej, administracyjnej lub cywilnej, nie wyłączając skierowania zawiadomienia dotyczącego zgłoszonego Incydentu do właściwych władz.
7. Zarząd jest zobowiązany wdrożyć działania lub środki mające na celu zapobieżenie popełnieniu podobnego Incydentu w przyszłości. Środki te mogą obejmować przeprowadzenie szkoleń, aktualizację lub weryfikację obowiązujących w Spółce Regulacji Wewnętrznych lub inne odpowiednie działania.
8. Maksymalny termin na przekazanie Sygnaliście informacji zwrotnej wynosi 3 miesiące od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia zgodnie z § 3 ust. 8 powyżej lub w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, o którym mowa w § 3 ust. 8 powyżej, 3 miesiące od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia, chyba że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.
9. W zakresie nieuregulowanym w niniejszym paragrafie do Postępowania właściwego stosuje się odpowiednio postanowienia dotyczące Postępowania wyjaśniającego.
10. Postanowienia niniejszego paragrafu stosuje się odpowiednio do Rady Nadzorczej w przypadku, gdy zgłoszenie Incydentu zostało przekazane Radzie Nadzorczej. Rada Nadzorcza, w celu wykonania obowiązków wynikających z otrzymanego zgłoszenia Incydentu, może wyznaczyć przedstawiciela Rady Nadzorczej (osobę fizyczną powołaną uchwałą Rady Nadzorczej), do realizacji uprawnień przyznanych Wyznaczonej Osobie.

§ 6

1. Spółka chroni Sygnalistę przed Odwetem, poprzez:
a) wprowadzenie bezwzględnego zakazu Odwetu, który jest zakazany również w sytuacji, kiedy Incydent został zgłoszony w dobrej wierze, a przeprowadzone postępowanie wyjaśniające lub postępowanie właściwe wykazało jego bezpodstawność,
b) poinformowanie Pracowników o obowiązującym zakazie Odwetu oraz możliwych konsekwencjach naruszenia tego zakazu,
c) zapewnienie w najszerszym możliwym zakresie poufności tożsamości wszystkich osób uczestniczących w postępowaniach wyjaśniających lub właściwych, w tym poprzez udostępnianie informacji na ich temat wyłącznie w sytuacjach, gdy jest to wymagane dla zapewnienia prawidłowości prowadzonego postępowania, lub gdy nakazuje tego przepis prawa.
2. Każdy Sygnalista, który stał się ofiarą Odwetu lub podejrzewa, że może stać się ofiarą Odwetu, zgłasza ten fakt lub podejrzenie Wyznaczonej Osobie.

§ 7

1. Spółka udostępnia do wiadomości Pracowników za pośrednictwem platformy Microsoft Teams oraz poprzez zamieszczenie w katalogu na dedykowanym serwerze: treść Regulaminu oraz informacje dotyczące anonimowego odbierania zgłoszeń Incydentów, obejmujące w szczególności:
a) możliwe sposoby przekazywania/odbierania zgłoszeń,
b) adresu do korespondencji listownej i adresu poczty elektronicznej oraz wskazanie platformy składania zgłoszeń,
c) elementy zgłoszenia Incydentu, opisane Regulaminem,
d) działania, jakie mogą być podejmowane przez Spółkę po przyjęciu zgłoszenia Incydentu;
e) informacje na temat ochrony Sygnalisty, w tym o zachowaniu anonimowości tożsamości Sygnalisty oraz Osoby, której dotyczy zgłoszenie w ramach procedury przewidzianej Regulaminem oraz o ochronie przed Odwetem.

§ 8

1. Spółka prowadzi rejestr wszystkich działań, podsumowań, raportów i innych informacji sporządzonych na podstawie odebranych zgłoszeń Incydentów. W szczególności, w ramach rejestru ewidencjonuje się wszystkie otrzymane zgłoszenia Incydentów, w tym w szczególności informacje o: numerze zgłoszenia, przedmiocie naruszenia, danych osobowych i adresie do kontaktu Sygnalisty, dacie zgłoszenia, podjętych działaniach następczych, dacie zakończenia sprawy. Dostęp do tych dokumentów przysługuje wyłącznie Wyznaczonemu Zespołowi (jak również Zarządowi lub Radzie Nadzorczej), a także osobie prowadzącej ten rejestr. W przypadku, gdy zgłoszenie Incydentu dotyczy osoby mającej dostęp do rejestru, Wyznaczona Osoba lub Rada Nadzorcza mogą odstąpić od polecenia wpisania zgłoszenia Incydentu do rejestru, przynajmniej do momentu zakończenia postępowania.
2. Wszystkie dokumenty otrzymane od Pracowników w ramach zgłaszania Incydentu muszą być klasyfikowane i traktowane jako poufne, zgodnie z obowiązującą w Spółce polityką bezpieczeństwa informacji oraz standardami bezpieczeństwa.
3. Spółka archiwizuje dokumenty wskazane w ust. 1 powyżej, przez okres co najmniej 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

§ 9

1. Spółka przetwarza dane osobowe wynikające z realizacji działań określonych w Regulaminie w zgodzie z regulacjami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE oraz przyjętą w Spółce dokumentacją w zakresie przetwarzania danych osobowych.
2. Organizacja przyjmowania i weryfikacji zgłoszenia Incydentu, podejmowania działań następczych oraz związanego z tym przetwarzania danych, uniemożliwia uzyskanie dostępu do informacji objętej zgłoszeniem Incydentu nieupoważnionym osobom oraz zapewnia ochronę poufności tożsamości Sygnalisty i Osoby, której dotyczy zgłoszenie Incydentu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.
3. Do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń Incydentu, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie Spółki. Osoby upoważnione są zobowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach wykonywania upoważnienia, w każdym czasie, w tym także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego łączącego je ze Spółką.

§ 10

1. Regulamin został ustalony po uprzedniej konsultacji z przedstawicielem pracowników, wyłonionym w trybie przyjętym w Spółce.
2. Regulamin wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia przekazania jego treści do wiadomości Pracowników i osób świadczących pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, poprzez jego udostępnienie za pomocą kanałów elektronicznych do ogółu Pracowników (e-mail, platforma Microsoft Teams).
3. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem, zastosowanie mają przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
4. Załączniki dołączone do niniejszego Regulaminu stanowią jego integralną część.
5. Spółka dokonuje przeglądu Regulaminu nie rzadziej niż raz na 3 lata.

Administrator danych osobowych: Vortex Energy Polska sp. z o.o., al. Wojska Polskiego 68, 70-479 Szczecin, tel. 91 431 53 80, fax 91 484 31 11, e-mail: biuro@vortex-energy.pl. Naszym IOD jest Sebastian Kopacki – iod@vortex-energy.pl.