KLAUZULA INFORMACYJNA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 oraz art. 14 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U. UE L 119 z 04.05.2016), dalej RODO, przedstawiamy poniżej informacje w zakresie przetwarzania danych osobowych.

Administrator danych osobowych: Vortex Energy Polska Sp. z o.o., Plac Rodła 8, 70-419 Szczecin, tel. 91 431 53 80, fax 91 484 31 11, e-mail: biuro@vortex-energy.pl. Naszym IOD jest Sebastian Kopacki – iod@vortex-energy.pl.

Cel oraz podstawa przetwarzania Państwa danych osobowych:

1. Realizacja umów cywilnoprawnych – art. 6 ust. 1 lit. b RODO
2. Obsługa klientów, kontakt z klientem – art. 6 ust. 1 lit. a RODO, art. 6 ust. 1 lit. f RODO
3. Stosowanie systemu monitoringu wizyjnego – art. 6 ust. 1 lit. f RODO
4. Statystyki korzystania z usług – art. 6 ust. 1 lit. f RODO
5. Procesy rekrutacji na wolne stanowiska, odbywanie praktyk oraz stażów – art. 6 ust. 1 lit. b RODO, art. 6 ust. 1 lit. c RODO
6. Zatrudnianie pracowników – art. 6 ust. 1 lit. a RODO, art. 6 ust. 1 lit. c, art. 9 ust. 2 lit. b RODO
7. Dochodzenie roszczeń – art. 6 ust. 1 lit. f RODO
8. Archiwizacja dokumentów – art. 6 ust. 1 lit. c RODO
9. Inne cele i zadania własne oraz zadania zlecone – art. 6 ust. 1 lit. c RODO
10. Działania marketingowe i PR administratora – art. 6 ust. 1 lit. f RODO
11. Działania marketingowe innych produktów lub usług – art. 6 ust. 1 lit. f RODO

Podstawa prawna przetwarzania danych:

1. W przypadku przetwarzania danych osobowych, w związku, z którym pozyskujemy zgodę osób, których dane są przetwarzane, podstawę prawną stanowi art. 6 ust. 1 lit. a) RODO;
2. W przypadku przetwarzania danych osobowych niezbędnych do wykonania umowy, w której stroną umowy jest osoba, której dane są przetwarzane, podstawę prawną stanowi art. 6 ust. 1 lit. b) RODO. Regulacja ta obejmuje również zdarzenia dotyczące przetwarzania danych, które są niezbędne do realizacji działań sprzed zawarcia umowy;
3. Jeśli przetwarzanie danych osobowych jest konieczne do spełnienia zobowiązania prawnego, któremu podlega AD, podstawę prawną stanowi art. 6 ust. 1 lit. c) RODO;
4. Jeżeli przetwarzanie Państwa danych osobowych jest niezbędne do celów wynikających z naszych prawnie uzasadnionych interesów, których podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f) RODO dbamy o to, aby Państwa podstawowe prawa i wolności miały charakter nadrzędny.

Odbiorcami przetwarzanych przez AD danych osobowych mogą być:

1. Podmioty oraz osoby, których dostęp do danych wynika z przepisów prawa;
2. Banki – w celu obsługi dokonywanych transakcji;
3. Podmioty świadczące usługi pocztowe oraz kurierskie;
4. Podmioty przetwarzające dane osobowe w imieniu administratora, w celu świadczenia usług – na podstawie zawartych umów powierzenia przetwarzania danych lub innego instrumentu prawnego – w tym w szczególności usługodawcom wykonującym zadania na zlecenie administratora.

Pozyskiwanie danych z innych niż bezpośrednio od Państwa źródeł.

W niektórych sytuacjach, możemy pozyskiwać Twoje dane z innych źródeł niż bezpośrednio od Państwa. W przypadku pozyskiwania danych osobowych w sposób inny niż od osób, których dane dotyczą, Administrator Danych poinformuje Państwa o źródle pozyskania danych, chyba, że przepis szczególny zwalnia go z tego obowiązku.

Okres przechowywania przetwarzanych danych:

1. Będziemy przechowywać Państwa dane osobowe do chwili załatwienia sprawy, w której zostały one zebrane, a następnie zgodnie z Jednolitym rzeczowym wykazem akt oraz przepisami ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
2. Po zrealizowaniu umowy, Twoje dane osobowe będą przechowywane zgodnie z przepisami powszechnie obowiązującego prawa. Na potrzeby rachunkowości oraz ze względów podatkowych, przetwarzamy dane przez okres 5 lat, liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy.
3. Jeżeli dane były przez nas przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, przetwarzamy dane w tym celu przez okres przedawnienia roszczeń, wynikający z przepisów Kodeksu cywilnego. Jeśli toczy się spór, proces sądowy lub trwa inne postępowanie, okres archiwizacyjny będzie liczony od dnia prawomocnego zakończenia sporu, a w przypadku wielu postępowań – prawomocnego zakończenia ostatniego z nich, bez względu na sposób jego zakończenia, chyba że przepisy prawa przewidują dłuższy okres przechowywania danych lub dłuższy okres przedawnienia dla roszczeń/prawa, którego dotyczy postępowanie.
4. Jeżeli dane były zbierane na podstawie wyrażonej uprzednio przez Ciebie zgody – będziemy przetwarzać te dane do czasu jej odwołania.
5. Jako pracodawca, jesteśmy obowiązani przechowywać dokumentację pracowniczą. Akta pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. – 50 lat, akta pracowników zatrudnionych po raz pierwszy w okresie od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r. – 50 lat, chyba, że przekażemy do ZUS oświadczenie ZUS OSW oraz raport informacyjny ZUS RIA – wówczas okres przechowywania wynosi 10 lat, akta pracowników nowo zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. – 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy.

Zgodnie z RODO macie Państwo następujące prawa:

Prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO) macie Państwo prawo do żądania natychmiastowego sprostowania przetwarzanych danych osobowych oraz – uwzględniając cele przetwarzania – prawo do żądania uzupełnienia niepełnych danych osobowych. Jeśli chcielibyście Państwo skorzystać z prawa do sprostowania danych, możecie Państwo zwrócić się w każdej chwili do Administratora Danych celem naniesienia niezbędnej korekty.

Prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO) macie Państwo prawo żądać usunięcia swoich danych („prawo do bycia zapomnianym”), gdy gromadzenie danych nie jest już konieczne, gdy Państwo odwołaliście zgodę na przetwarzanie danych, gdy dane są przetwarzane niezgodnie z prawem lub zostały pobrane niezgodnie z prawem i istnieje obowiązek prawny do usunięcia danych zgodnie z prawem UE lub prawem narodowym. Prawo do bycia zapomnianym nie znajduje jednak zastosowania, gdy istnieje przeważające prawo do swobodnego wyrażania opinii lub swobody informacji, gromadzenie danych jest niezbędne do spełnienia zobowiązania prawnego, usunięcie danych nie jest możliwe z tytułu ciążących na AD obowiązkach archiwizacyjnych lub gromadzenie danych służy dochodzeniu, wykonaniu lub obronie roszczeń prawnych.

Prawo do ograniczenia (art. 18 RODO) macie Państwo prawo do żądania ograniczenia przetwarzania swoich danych, gdy kwestionujecie Państwo poprawność danych, ich przetwarzanie jest niezgodne z prawem, odmawiacie Państwo usunięcia swoich danych osobowych i żądacie w zamian ograniczenia przetwarzania, gdy konieczny cel przetwarzania przestaje istnieć lub sprzeciwiliście się Państwo przetwarzaniu danych zgodnie z art. 21 ust. 1, dopóki nie ustalono jeszcze, czy uprawnione interesy z naszej strony przewyższają Państwa interesy.

Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) macie Państwo prawo do przenoszenia swoich danych osobowych, w powszechnie stosowanej formie, by przekazać je bez uszczerbku innej jednostce odpowiedzialnej, jeśli np. istnieje zgoda z Państwa strony i przetwarzanie dokonywane jest w drodze zautomatyzowanego postępowania.

Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO) macie Państwo prawo do wyrażenia w każdej chwili sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, chyba że możemy przedłożyć przekonujące i wymagające ochrony dowody dotyczące przetwarzania danych, które to dowody przewyższają Państwa interesy, prawa i wolności. Ponadto nie możecie Państwo skorzystać ze swojego prawa do wyrażenia sprzeciwu, gdy przepis prawa przewiduje pobieranie, przetwarzanie i wykorzystywanie danych lub obliguje do pobierania, przetwarzania lub wykorzystywania tych danych.

Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego (art. 77 RODO) przysługuje Państwu prawo do składania skargi do właściwego organu nadzoru, jeśli uważacie, że w przypadku przetwarzania Państwa danych osobowych doszło do naruszenia.

Prawo do wycofania zgody w związku z prawem do ochrony danych osobowych (art. 7. 3 RODO) udzieloną zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych możecie Państwo odwołać w każdym momencie bez podania przyczyny. Dotyczy to również odwołania oświadczeń o wyrażeniu zgody, których nam udzielono przed wejściem w życie rozporządzenia UE o ochronie danych osobowych (RODO).

Informacja dotycząca wymogu bądź dobrowolności podania danych osobowych

Podanie danych osobowych jest (w zależności od rodzaju operacji przetwarzania danych):

1. wymogiem ustawowym, gdy przetwarzanie następuje w celu wywiązania się̨ z obowiązku wynikającego z przepisu prawa;
2. wymogiem umownym lub warunkiem zawarcia umowy, jeżeli dane są zebrane w celu podjęcia działań przed i zawarcia umowy;
3. dobrowolne, w przypadku, gdy podanie danych następuje na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą.

Przekazywanie danych osobom trzecim

Przekazywanie danych osobom trzecim wykraczające poza ramy wskazane w niniejszym oświadczeniu o ochronie danych osobowych dokonywane jest tylko wtedy, gdy jest to konieczne w celu realizacji żądanej usługi. Przekazujemy dane tylko w przypadku istnienia odpowiedniego zobowiązania prawnego. Zdarza się to wtedy, gdy jednostki państwowe (np. organy ścigania spraw karnych) proszą w formie pisemnej o informację lub istnieje zarządzenie sądu. Państwa dane osobowe nie są przekazywane tzw. państwom trzecim spoza Unii Europejskiej / Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji – profilowanie

1. Rozporządzenie RODO nakłada na Administratora obowiązek informowania o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym o profilowaniu, o którym mowa w art. 22 ust. 1 i 4 Rozporządzenia RODO, oraz – przynajmniej w tych przypadkach – przekazanie istotnych informacji o zasadach ich podejmowania, a także o znaczeniu i przewidywanych konsekwencjach takiego przetwarzania dla osoby, której dane dotyczą. Mając to na uwadze Administrator poniżej podaje informacje dotyczące możliwego profilowania.
2. Osoba, której dane dotyczą, ma prawo do tego, by nie podlegać decyzji, która opiera się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, i wywołuje wobec tej osoby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpływa.

Polityka prywatności

Polityka plików cookies oraz narzędzia wykorzystywane na naszej stronie internetowej.

Nasza strona internetowa wykorzystuje:

• pliki cookies (ciasteczka) są to niewielkie informacje tekstowe w postaci plików tekstowych, wysyłane przez serwer i zapisywane po stronie osoby odwiedzającej stronę serwisu internetowego (np. na dysku twardym komputera, laptopa, czy też na karcie pamięci smartfona – w zależności z jakiego urządzenia korzysta odwiedzający nasz serwis Internetowy). Szczegółowe informacje dot. plików cookies, a także historię ich powstania można znaleźć m.in. tutaj: http://pl.wikipedia.org/wiki/Ciasteczko, 
• tagi remarketingowe – używane przy kampaniach Google Ads. Pozwalają śledzić ruchy użytkownika w sieci i dostosowywać pojawiające się reklamy.
• tagi Google Ads – pozwalają na połączenie reklam ze stroną internetową i zbieranie podobnych danych co Google Analytics. Dane te są widoczne w Google Analytics.

Spółka może przetwarzać dane zawarte w plikach cookies podczas korzystania przez Państwa ze strony internetowej Spółki w następujących celach:

• dostosowywania zawartości strony internetowej do Państwa indywidualnych preferencji (np. dotyczących języka),
• zapamiętywania Państwa lokalizacji IP, strefy czasowej,
• prowadzenia anonimowych statystyk przedstawiających sposób korzystania z naszej strony internetowej,
• personalizacji i publikacji treści reklamowych zamieszczanych przez Spółkę, zgodnych
  z Państwa zainteresowaniami,
• remarketingu, czyli działania reklamowego, w którym po utworzeniu odpowiednich list remarketingowych na podstawie wybranych cech zachowań (za pomocą Google Analytics lub Piksel Facebooka), kierowane są reklamy, które wyświetlają się Państwu podczas odwiedzania różnych stron internetowych w sieci reklamowej Google oraz w serwisie Facebook.

Standardowo większość przeglądarek internetowych dostępnych na rynku domyślnie akceptuje zapisywanie plików cookies. Każdy ma możliwość określenia warunków korzystania z plików cookies za pomocą ustawień własnej przeglądarki internetowej. Oznacza to, że można np. częściowo ograniczyć (np. czasowo) lub całkowicie wyłączyć możliwość zapisywania plików cookies.

Szczegółowe informacje na temat zmiany ustawień dotyczących plików cookies oraz ich samodzielnego usuwania w najpopularniejszych przeglądarkach internetowych dostępne są w dziale pomocy przeglądarki internetowej oraz na poniższych stronach (wystarczy kliknąć w dany link):

• w przeglądarce Chrome,
• w przeglądarce Firefox,
• w przeglądarce Internet Explorer,
• w przeglądarce Opera,
• w przeglądarce Safari.

W ramach funkcjonowania strony internetowej Spółka może korzystać z usług Google Analytics dostarczanych przez firmę Google LLC. (1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA). Usługi te pomagają Spółce prowadzić statystyki i analizować ruch na stronie internetowej. Gromadzone dane przetwarzane są w ramach powyższych usług do generowania statystyk pomocnych w administrowaniu stroną i analizie ruchu. Dane te mają charakter zbiorczy i anonimowy, tj. nie zawierają cech identyfikujących (danych osobowych) osoby odwiedzające naszą stronę internetową.

Spółka korzystając z powyższych usług gromadzi takie dane jak źródła i medium pozyskania odwiedzających stronę oraz sposób ich zachowania na naszej stronie internetowej, informacje na temat urządzeń i przeglądarek, z których odwiedzają te osoby naszą stronę, IP oraz domenę, dane geograficzne oraz dane demograficzne (wiek, płeć) i zainteresowania. Możliwe jest zablokowanie w łatwy sposób przez daną osobę udostępniania Google Analytics informacji o jej aktywności na naszej stronie internetowej. W tym celu można zainstalować dodatek do przeglądarki udostępniany przez firmę Google Inc. Dostępny tutaj: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=pl.  

W ramach funkcjonowania strony internetowej Spółka może korzystać także z usługi Piksel Facebooka dostarczanej przez firmę Facebook Ireland Limited (4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irlandia). Usługa ta pomaga Spółce mierzyć skuteczność reklam oraz analizować działania podejmowane przez odwiedzających stronę Spółki, a także wyświetlać tym osobom dopasowane reklamy. Tworzenie list remarketingowych na podstawie plików cookies gromadzonych przez Pixela odbywa się w panelu Facebook. Szczegółowe informacje o działaniu Piksela Facebooka możesz znaleźć pod następującym adresem: https://www.facebook.com/business/help/742478679120153?helpref=page_content. Zarządzanie działaniem Piksela Facebooka (preferencjami reklamowymi) jest możliwe poprzez zmianę ustawień reklam w swoim koncie na portalu Facebook: https://www.facebook.com/ads/preferences/?entry_product=ad_settings_screen.

W ramach funkcjonowania strony internetowej Spółka może korzystać z usług związanych z serwisem społecznościowym LinkedIn, dostarczanym przez LinkedIn Ireland Unlimited Company (Legal Dept. (Privacy Policy and User Agreement) Wilton Plaza, Wilton Place, Dublin 2, Ireland). Przeglądarka określonej osoby, korzystającej z naszej strony internetowej może nawiązać połączenie z serwisem społecznościowym LinkedIn i przekazać informacje o odwiedzeniu naszej strony internetowej. Dotyczy to wyłącznie osób, które posiadają swój profil na wyżej wymienionych stronach i wyrazili zgodę na śledzenie ich aktywności. Szczegóły na temat przetwarzania danych przez serwis społecznościowy LinkedIn znajdują się w polityce prywatności serwisu pod adresem: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy?_l=pl_PL.

W ramach funkcjonowania naszej strony internetowej Spółka może korzystać z usług Hotjar, dostarczanych przez Hotjar Limited (Dragonara Business Centre 5th Floor, Dragonara Road, Paceville St Julian’s STJ 3141, Malta, Europe). Celem tego narzędzia jest analizowanie zachowania danej osoby podczas korzystania przez nią z naszej strony internetowej. Hotjar rejestruje sposób poruszania się osób na naszej stronie internetowej (w tym np. nawigację czy ruch kursora). Spółka nie pozyskuje jednak za pomocą tego narzędzia żadnych innych danych. Narzędzie to jest używane jedynie w celu analizowania i optymalizacji funkcjonowania naszej strony internetowej. Więcej informacji na temat polityki prywatności Hotjar można znaleźć pod tym linkiem: https://www.hotjar.com/legal/policies/privacy/.

Istnieje również możliwość wyłączenia możliwości analizowania zachowania na naszej stronie internetowej. Więcej informacji na ten temat można znaleźć pod linkiem: https://www.hotjar.com/legal/compliance/opt-out.